8 herramientas virtuales para mantener tu negocio andando desde casa

No importa si crees que el coronavirus está a las puertas o si crees que es una conspiración de Netflix para mantenerte viendo series en línea, la realidad es que hoy los gobiernos de todo el mundo están tomando medidas que nos pueden exigir mantenernos en casa, y eso va a afectar fuertemente nuestros negocios si no nos preparamos.

¡Pero no todo está perdido! Afortunadamente tenemos el Internet para darnos una mano en mantener la productividad a tope. Es por eso que hoy quiero compartir contigo herramientas sencillas que utilizo en mi operación (y la de mis clientes) de manera remota e interactuar con personas en distintas partes del mundo.

WhatsApp Business

Es la herramienta principal de contacto con mis clientes potenciales. Es parte integral de nuestra estrategia de contacto y de la estructura de llamados a la acción (CTA) de nuestros sitios web. Aunque preferiría usar Telegram, WhatsApp Business me gusta porque está popularizada en los mercados hispanoparlantes y europeos (no tanto así en Estados Unidos), y la gente se siente cómoda iniciando la conversación.

Además del tradicional chat, de las llamadas y videollamadas, te permite enviar mensajes a listas de clientes, mantener grupos de conversación independientes con los miembros del equipo de trabajo, clientes, proveedores y aliados, etiquetar los contactos por su fase comercial como un mini CRM, enviar respuestas prediseñadas e incluso actuar como canal de atención virtual automatizado con el apoyo de bots.

Alternativas: Telegram, Facetime

Google Hangouts

Aunque también soy de la generación Skype, Google Hangouts en combinación con Google Calendar es mi opción favorita para atender a mis clientes y prospectos desde el computador o el teléfono sin importar donde esté mientras tenga Internet (incluso en condiciones retadoras).

Te permite tener conversaciones punto a punto, multipunto, compartir archivos y pantalla durante la conversación, hacer conferencias o talleres, conectarte con Youtube para hace transmisiones en vivo con todas las utilidades que necesites. Pocas veces me veo en la necesidad de usar algo más robusto.

Alternativas: Skype, Zoom

Google Drive

Drive es la segunda herramienta de Google con la que mantengo la operación. En muchos sentidos ha reemplazado para mi el uso de Microsoft Office. No sólo incluye la “Suite” de oficina a la que todos estamos acostumbrados (Editor de texto, hoja de cálculo, creador de diapositivas), sino que permite trabajar en un entorno de carpetas que facilita encontrar y organizar información.

El punto que la hace ganadora, más allá de poder trabajar en archivos desde cualquier dispositivo es el trabajo colaborativo. Poder crear documentos, compartirlos y trabajar en línea con personas en diferentes ubicaciones, discutirlos a través de notas y dejar comentarios facilita cantidades la producción. No necesitas estar 5 minutos al teléfono, reunirte con alguien para explicar que necesita modificarse ni mandar 100 veces ida y vuelta un archivo por correo para poder avanzar. Con un comentario redactado en pocos segundo puedes resolver el asunto y darle toda la fluidez que el proceso necesita.

¡Ah! Puedes hacer encuestas y formularios.

Alternativas: Office 365, Zoho Documents

Google Ads

Acá debo ser sincero, tengo mi preferencia por Google Ads (antes adwords) sobre Facebook Ads en la generación de tráfico hacia mis páginas web. Pero incluso si prefieres Facebook, es importante en todos los casos tener una estrategia publicitaria, mucho más si tus agentes comerciales no van a poder visitar a tus clientes potenciales durante un tiempo.

A mi gusto, lo que hace a Google Ads mi herramienta publicitaria favorita es la estabilidad del costo por clíc, su integración con las herramientas de análisis (Analytics, Firebase, Data Studio), el amplio portafolio de posibilidades para encontrar clientes (Google, la red de contenidos, Google Shopping, Youtube, Aplicaciones Android y IOS) y la facilidad con la que es posible hacer campañas direccionadas a resultados específicos en las que sólo se paga cuando hay una conversión real, ya sea por venta, un contacto en el formulario o un chat en WhatsApp.

Recuerda hacer remarketing y crear públicos personalizados.

Alternativas: Facebook Ads

Instagram

Otra declaración de sinceridad, en mi operación personal no lo uso pero si es una herramienta valiosa para algunos de mis clientes de la misma manera que WhatsApp Business lo es para mi. En Retail (comercio al por menor) y para algunos prestadores de servicios puede ser un poderoso generador de negocios. Muchos de nosotros hemos visto personas ofreciendo tenis de marca, accesorios o conferencias desde sus perfiles.

Instagram te permite presentar tus productos, servicios de una manera relajada con un bajo nivel de producción y conversar ahí mismo con las interesados, ya sea por comentarios en las publicaciones o por mensajes privados. Si tu cuenta es profesional puedes pagar pauta directamente desde cada post y hacer mediciones de tu grupo de seguidores.

Ten en cuenta que es muy valioso captar los datos de la gente que te contacta. La información de tus seguidores no es tuya, es de Facebook.

Alternativas: Snapchat (en algunos mercados), Facebook

Grupos de Facebook

¿Te diste cuenta de que no dije sólo Facebook sino Grupos? Hay una razón valiosa para que esto sea así. Los grupos de Facebook son de los pocos lugares donde puedes encontrar nichos segmentados con conversaciones activas, lo que se traduce en gente con intereses comunes interesada en compartir con otras personas.

Desde la creación de GREEN Hacemos Marketing en 2018, la participación en grupos ha sido un elemento clave en la generación de prospectos, así como en el diseño de productos y servicios gracias a la interacción con nuestro público objetivo en escenarios abiertos.

En lugar de ir a eventos, puedes hacer networking las 24 horas del día en estos grupos. Eso si, no hagas spam, conversa, aprende y da valor. Te lo agradecerán y seguro te contactarán luego.

Alternativas: Reddit (En algunos mercados), Grupos de WhatsApp, Grupos de Telegram

WeTransfer

Atrás quedaron los días de mandarse CDs o ir a la oficina del cliente a dejarle la USB con esos archivos pesados. Cuando necesito enviar algo muy pesado que no quiero dejar cargado en Drive, uso WeTransfer que me deja enviar gratis hasta 2gb y listo.

El sistema te permite enviar un mensaje desde tu dirección de correo a varias cuentas al tiempo, y recibir una notificación en caso de descarga o incluso cuando no lo descargan (lo que es bueno para controlar esos personajes graciosos) y compartir el link de descarga con tantas personas como quieras por un periodo de 7 días.

Alternativas: Google Drive (pilas con el capacidad), Dropbox, Smash

Trello

Se que algunos va a saltar en sus sillas y van a decir ¡Pero Asana! Y si, Asana es chévere pero la idea es que esto sea fácil y Trello lo es.

Trello es una herramienta extremadamente simple de organización de proyectos que funciona en línea o a través de la App. Abres un tablero, creas 3 listas matrices (por hacer, en desarrollo y realizado) y luego vas poniendo tarjetas (como los post-it con los que tapas la pantalla del computador) que te indican el avance de cada actividad dentro de un proyecto. Una mirada rápida al tablero de Trello te permite saber en 5 segundos como van las cosas.

Igual que con todas las otras herramientas, puedes compartir tus tableros, crear equipos de trabajo, integrar archivos desde Google Drive y otras fuentes, comentar información, tener conversaciones sobre cada una de las tarjetas y mantener los flujos de trabajo corriendo.

Alternativas: Asana (dah! Dirán los genios)

Bonus Track: Administración del Tiempo

Una de las cosas más complicadas del trabajo desde casa es el manejo del tiempo. Muchas personas están condicionadas por los ambientes laborales a marcar su productividad de acuerdo a los cronogramas definidos por el director, a la reunión que sucede en determinado momento o a los horarios de ingreso y salida de las oficinas. Desde la casa solamente tenemos la fecha de entrega y esa flexibilidad puede afectar nuestra capacidad productiva.

Para eso varias personas usan herramientas que controlan el desperdicio del tiempo. Toogl es una de ellas y permite rastrear la cantidad de tiempo que te toma terminar cierta actividad, monitorear las actividades realizadas en el computador y así controlar que tanto te distraes durante la jornada.

Aunque no manejo Toogl, una manera simple que uso para ordenar mi tiempo es el uso de un cronómetro de entrenamiento físico desde el celular. En mi caso uso Tabata Timer y marco una rutina de “ejercicio mental” con sets de trabajo de 20 minutos en las que no puedo usar ningún elemento distractor, con un descanso de 1 minuto entre ellas. Tan pronto completo 4 sets, tengo una pausa activa de 5 minutos. Luego de 3 sesiones tomo pausas más largas, de 20 o 30 minutos.

Ahora si, ya tienes los recursos para mantener tu productividad a tope desde tu casa o el lugar en el que estés. Recuerda contarme cuáles usas en tu día a día.

Como dijo la genio de la política ¡A trabajar vagos!

Un abrazo.